Beleg (Rechnungswesen)

Ein Beleg (oder Buchungsbeleg) ist in der Buchführung ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsvorfall enthält und als Grundlage für eine Buchung dient.

Allgemeines

Der Beleg ist ein Informationsträger, der einen oder mehrere Geschäftsvorfälle in knapper, für das Rechnungswesen bearbeitbarer Form dokumentiert.<ref>Horst Göbel, Beleg, in: Wolfgang Lück (Hrsg.), Lexikon der Rechnungslegung und Abschlussprüfung, 1998, S. 87</ref> Im Rechnungswesen gilt der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg.“<ref>Ute Arentzen, Gabler Kompakt-Lexikon Wirtschaft, 2006, S. 40</ref> Nach diesem Belegprinzip dürfen nur Belege eine Buchung auslösen. Im heutigen Sinne sind Belege Datenträger, die im Rechnungswesen visuell oder maschinell verarbeitet werden können<ref>Lutz J. Heinrich, Feinprojektierung: Einführung und Pflege von Informationssystemen, 1976, S. 37</ref> und eine Veränderung der Erlöse, Erträge, Kosten, der Verbindlichkeiten oder des Vermögens zur Folge haben.

Arten

Zu den Belegen gehören alle Schriftstücke, aus denen sich Geldgeschäfte bzw. der Geld- oder Zahlungsstrom eines Unternehmens nachvollziehen lassen.<ref>Danuta Ratasiewicz, Schnelleinstieg Finanzbuchhaltung, 2008, S. 16 f.</ref>

Fremdbelege sind externe Dokumente, die von Wirtschaftssubjekten außerhalb des verbuchenden Unternehmens stammen wie Abrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Rechnungen (Kleinbetragsrechnungen) oder Zahlungen auslösende Verträge. Auch die Quittung ist ein Buchungsbeleg.<ref>Ute Arentzen, Gabler Kompakt-Lexikon Wirtschaft, 2006, S. 283</ref> Eigenbelege stammen aus dem verbuchenden Unternehmen und sind über Eigenleistungen, innerbetriebliche Leistungsverrechnungen oder Materialentnahmen ausgestellt. Notbelege müssen angefertigt werden, wenn Fremdbelege entweder verloren gegangen sind oder üblicherweise nicht ausgestellt werden (wie etwa bei Parkuhren oder Trinkgeldern).<ref>Elmar Goldstein, Schnelleinstieg: Belege richtig kontieren und buchen, 2007, S. 9</ref>

Rechtsfragen

„Beleg“ und „Buchungsbeleg“ sind Rechtsbegriffe, die beispielsweise in {{#switch: juris

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}}{{#if: 257||^{[Paragraf fehlt]}}}{{#if: hgb||^{[Gesetz fehlt]}}} Abs. 1 Nr. 4 HGB vorkommen. Für den Bundesfinanzhof (BFH) gehören Belege zum Begriff der ordnungsmäßigen Buchführung.<ref>BFH, Urteil vom 15. Februar 1960, Az.: IV 61-62/59</ref> Ein Beleg muss sämtliche wesentlichen Bestandteile enthalten, nämlich den Belegtext mit der knappen Beschreibung des Geschäftsvorfalls, Betrag, Ausstellungsdatum und bei Fremdbelegen die Autorisation durch Anerkennung der sachlichen Richtigkeit.<ref>IDW RS FAIT 1, Stellungnahme zur Rechnungslegung, September 2002, sowie IDW PS 330</ref>

Wer verpflichtet ist, über eine mit Einnahmen oder Ausgaben verbundene Verwaltung Rechenschaft abzulegen, hat dem Berechtigten eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltende Rechnung mitzuteilen und, soweit Belege erteilt zu werden pflegen, Belege vorzulegen ({{#switch: juris

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Eine Ordnungswidrigkeit im Sinne der Steuergefährdung liegt vor, wenn jemand Belege ausstellt, die in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind ({{#switch: juris

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}}{{#if: 379||^{[Paragraf fehlt]}}}{{#if: ao_1977||^{[Gesetz fehlt]}}} Abs. 1 AO). Eine Ordnungswidrigkeit nach § 8 Abs. 4 Nr. 1 SchwarzArbG liegt vor, wenn jemand einen Beleg ausstellt, der in tatsächlicher Hinsicht nicht richtig ist und das Erbringen oder Ausführenlassen einer Dienst- oder Werkleistung vorspiegelt und dadurch Schwarzarbeit oder illegale Beschäftigung ermöglicht.

Belegprüfung

Bei der Belegprüfung wird die formelle und materielle Richtigkeit der erstmaligen Erfassung von Daten festgestellt. Die formelle Prüfung erstreckt sich vor allem auf die chronologische Erfassung, Verständlichkeit des Textes, Vollständigkeit, Kontierung und Unterschriften. Die materielle beinhaltet die Prüfung auf inhaltliche und zahlenmäßige Richtigkeit sowie die rechnerische Richtigkeit der Daten.<ref>Wolfgang Lück, Belegprüfung, in: Wolfgang Lück (Hrsg.), Lexikon der Rechnungslegung und Abschlussprüfung, 1998, S. 89</ref>

Belegverarbeitung

Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu verbuchen, im Kassenbuch täglich ({{#switch: juris

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}}{{#if: 238||^{[Paragraf fehlt]}}}{{#if: hgb||^{[Gesetz fehlt]}}} Abs. 1 Satz 2 HGB). Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ des BMF vom 28. November 2019 sehen vor, dass für Buchführungszwecke genutzte Datenverarbeitungssysteme die Geschäftsvorfälle zeitnah (bare Geschäftsvorfälle täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen) in Grundbuchaufzeichnungen festhalten müssen.<ref>BMF-Schreiben vom 28. November 2019, S. 13</ref>

Die nach Rechnungskreis (Finanzbuchhaltung oder Betriebsbuchhaltung) sortierten Belege müssen einen Zeitstempel tragen, werden nummeriert, kontiert und dann in der Buchhaltung durch Buchung verarbeitet.<ref>Elmar Goldstein, Schnelleinstieg: Belege richtig kontieren und buchen, 2007, S. 10 ff.</ref> Hierbei können Belegleser zum Einsatz kommen.

Elektronische Rechnungen und OCR-Erkennung bilden die Grundlage der automatischen Belegverarbeitung im digitalen Belegwesen.<ref>Thomas Egner, Digitale Geschäftsmodelle in der Steuerberatung, 2018, S. 29</ref> Ein Buchungsprotokoll (Primanota) hilft, jede einzelne Buchung später wiederzufinden.

Belegloser Massenzahlungsverkehr

Der frühere Massenzahlungsverkehr war im internationalen Zahlungsverkehr des Bankwesens dadurch gekennzeichnet, dass die ausgefüllten Vordrucke (Lastschrift, Scheck, Überweisungsträger, Wechsel, Zahlschein) als Buchungsbelege galten und über das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen auf dem Postwege an das Institut des Zahlungsempfängers (umgekehrt bei Lastschrift und Scheck) versandt werden mussten. Dabei waren meist noch Verrechnungsinstitute (Girozentralen bei Sparkassen, Landesgenossenschaftskassen bei Genossenschaftsbanken, Korrespondenzbanken) zwischengeschaltet. Dieser beleggebundene Zahlungsverkehr war sehr kostenträchtig, so dass kostengünstigere Zahlungsverfahren gesucht wurden.

Im deutschen Bankwesen wurde deshalb 1976 zunächst im Inlandszahlungsverkehr das Datenträgeraustauschverfahren (DTAUS-Format) eingeführt. Kaufleute konnten dieses Format bis August 2014, Verbraucher bis Februar 2016 nutzen; es wurde danach durch das SEPA-Verfahren abgelöst. Im Jahre 1986 folgte die beleglose Abwicklung des Auslandszahlungsverkehrs durch das DTAZV-Format. Dazu wurde der beleglose Datenträgeraustausch zwischen den Kreditinstituten installiert, der jedoch lediglich die interne Verrechnung zwischen den Instituten betraf. Ein Vordruck für die Auslandsüberweisung musste dennoch vom Zahlungspflichtigen ausgefüllt werden. Im Inland und in den EU-Mitgliedstaaten wird heute der elektronische Massenzahlungsverkehr auf Grundlage des Datenträgeraustauschverfahrens genutzt, bei dem keine Zahlungsbelege mehr versandt werden müssen. Die vom Zahlungspflichtigen oder Zahlungsempfänger auszufüllenden Vordrucke (Lastschrift, Überweisungsträger, Zahlschein) verbleiben beim kontoführenden Kreditinstitut als Buchungsbeleg. Die vollkommen beleglose Zahlung wird im Online Banking ermöglicht. Die im elektronischen Massenzahlungsverkehr erzeugten Datensätze entsprechen den handelsrechtlichen Vorschriften des digitalen Belegwesens.

Die Rationalisierung des Massenzahlungsverkehrs hin zu beleglosen Transaktionen ist einer der Gründe, warum Scheck und Wechsel ihre einstmalige Bedeutung verloren haben und im internationalen Bankwesen keine Rolle mehr spielen; sie wurden durch Zahlungskarten verdrängt.

Zweck

Belege stellen das Bindeglied zwischen Geschäftsvorfall und Buchung dar. Sie dienen als Beweismittel und als Grundlage für die interne Revision und den Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater.<ref>Eva Eberhartinger, Belege, in: Wolfgang Lück (Hrsg.), Lexikon der Internen Revision, 2001, S. 22</ref>

Aufbewahrungspflicht

Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können gemäß {{#switch: juris

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Buchungsbelege sind nach {{#switch: juris

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Literatur

Jörn Littkemann/Michael Holtrup/Klaus Schulte, Buchführung: Grundlagen – Übungen – Klausurvorbereitung, 4. Auflage, Gabler 2009, ISBN 978-3-8349-1914-4
Wolfgang Lück, Lexikon der internen Revision, 2001, L. Oldenbourg Verlag München Wien, ISBN 3-486-25255-0
Siegfried Schmolke/Manfred Deitermann, u. a., Industrielles Rechnungswesen IKR. Finanzbuchhaltung – Analyse und Kritik des Jahresabschlusses – Kosten- und Leistungsrechnung, 38. Auflage, Winklers Verlag 2009, ISBN 978-3-8045-6652-1, Seite 9 und 89.
Günter Wöhe/Heinz Kußmaul, Grundzüge der Buchführung und Bilanztechnik, 7. Auflage, Vahlen 2010, ISBN 978-3-8006-3683-9

Einzelnachweise

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