Bewertungsprotokoll (Archiv)

Vorlage:Hinweisbaustein Ein Bewertungsprotokoll dokumentiert die Bewertungsentscheidungen von Archivaren im Rahmen der archivischen Bewertung – also der Auswahl von Registraturgut zur Übernahme oder Kassation. Der Zweck liegt in der Transparenz: Archivbenutzer können nachvollziehen, nach welchen Kriterien Akten übernommen oder aussortiert wurden und somit den Quellenwert besser einschätzen.

Inhalte eines Bewertungsprotokolls

Name der aktenaussondernden Stelle
Daten (Beginn/Ende) und Ort der Bewertung
Name des bearbeitenden Archivars
Quantität des geprüften Aktenumfangs
Begründete Entscheidungen zu Übernahmen wie Kassationen (häufig zusammengefasst nach Aktenplanpositionen)
Aussonderungsliste als Anlage mit Bewertungsvermerken

Rolle im archivischen Gesamtprozess

Bewertung: Auswahl archivwürdiger Akten vs. Kassation
Dokumentation: Bewertungsprotokoll stellt den Bewertungsakt transparent dar
Ordnung & Verzeichnung: Nach Übernahme erfolgt strukturelle Erschließung und Zugänglichmachung

Bewertungsansätze und -Modelle

Vertikale und horizontale Bewertung

Dabei analysiert das Archiv einzelne Verwaltungsstrukturen: vertikal über Hierarchieebenen, horizontal in gleichrangigen Verwaltungsbereichen. Ziel ist, inhaltlich relevante Unterlagen zu identifizieren und Mehrfachüberlieferungen zu vermeiden.<ref>Bewertungsmodelle und -grundsätze. Abgerufen am 16. Juni 2025. </ref>

Bewertungsmodelle

Bewertungsmodelle legen formale und inhaltliche Kriterien fest. Sie unterstützen die transparente, nachvollziehbare, effiziente und qualitativ gesteuerte Überlieferungsbildung – Teil eines „Dokumentationsprofils“.

Formale vs. inhaltliche Kriterien

Erste Prüfung erfolgt anhand formaler Kriterien (z. B. Fristen, Mehrfachüberlieferung). Erst danach folgen inhaltliche Bewertungen (zeitgenössische Relevanz, historische Bedeutung). Formale Negativentscheidungen ermöglichen häufig sofortige Kassationen.<ref>Bewertung. Abgerufen am 16. Juni 2025. </ref>

Arten der Bewertung

Prospektive Bewertung

Festlegung archivwürdiger Unterlagen bereits bei der Erstellung – häufig bei elektronischen Akten. Metadaten werden im Ordnungssystem hinterlegt.<ref>Schweizerisches Bundesarchiv BAR: Archivwürdigkeit. Abgerufen am 16. Juni 2025. </ref>

Retrospektive Bewertung

Bewertung bereits existierender oder unbehandelter Unterlagen, meist bevor sie an das Archiv abgegeben werden.

Bedeutung und Konsequenzen

Sicherung der Archivwürdigkeit historischer, rechtlicher oder gesellschaftlicher Informationen
Vermeidung redundanter Überlieferungen, Steuerung von Aufwand und Kosten
Rechtliche Absicherung durch nachvollziehbare Bewertungsentscheidungen

Einzelnachweise