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Als '''kollaborative Software''' (auch '''Kollaborationssoftware''', '''Groupware''' oder '''Gruppen-Software''') bezeichnet man [[Anwendungssoftware]] zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg.

Kollaborative Software setzt die theoretischen Grundlagen der computergestützten Gruppenarbeit ([[Computer Supported Cooperative Work]], Abkürzung CSCW) in eine konkrete Anwendung um. Kurz nach Beginn der [[COVID-19-Pandemie]] hat Groupware eine sehr starke Dynamik und Bedeutungszunahme erfahren durch einen rasanten Zuwachs bei [[Telearbeit]] bzw. Homeoffice, was auch über die Pandemiezeit hinaus weiter anhält.<ref>[[Telearbeit#Statistik|wikipedia Telearbeit#Statistik]], abgerufen am 27. Juli 2024.</ref>

== Definition/Charakterisierung ==
Eine zentrale Definition für den Begriff „Groupware“ stammt von Ellis, Gibbs und Rein. Demnach ist Groupware ein „computer-basiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet“ (Ellis et al. 1991, übersetzt).

Der Hauptunterschied zwischen Groupware und anderer Software zur Unterstützung mehrerer Benutzer, wie z. B. Mehrbenutzer[[datenbank]]systeme, ist der explizite Versuch von Groupware, die Isolation der Benutzer voneinander zu reduzieren. Groupware schafft also ein Bewusstsein über die Kollegen und deren Aktivitäten (siehe auch [[Awareness (Psychologie)|Awareness]]). In diesem Zusammenhang stellen Lynch et al. (1990, S. 160, übersetzt) fest: „Groupware unterscheidet sich von normaler Software in einer grundlegenden Prämisse: Groupware schafft beim Benutzer das Bewusstsein dafür, dass er ein Teil einer Gruppe ist, während der Großteil anderer Software versucht, den Benutzer vor anderen zu verstecken und zu schützen.“

Eine zweite wichtige Eigenschaft, die für Groupware identifiziert worden ist, ist die Anpassbarkeit. Nachdem jede Gruppe anders ist und Groupware nicht nur auf die Anforderungen der Gruppe als Ganzes, sondern auch auf die individuellen Anforderungen aller Gruppenmitglieder eingehen muss, um eine kritische Masse an Benutzern zu aktivieren, gibt es üblicherweise nicht eine Lösung für alles. Groupware muss sehr [[generisch]] und/oder anpassbar sein, so dass sie Benutzer und Gruppen auf unterschiedliche Art und Weise nutzen können. Asynchrone [[E-Mail]] mit erheblichem Zeitversatz zwischen autonomem Schreiben und willkürlichem Lesen ist das beste Beispiel für diesen Medien-Aspekt von Groupware. Die Anpassung sollte idealerweise für den Endbenutzer selbst durchführbar sein. Arbeiten hierzu finden sich unter dem Begriff [[End User Development|End-User-Development]] oder Endbenutzerentwicklung (z. B. Lieberman et al. 2006).

In der Computer-Fachpresse und der Softwareindustrie wurde anfangs der Begriff Groupware gerne mit [[Microsoft Outlook]]/Exchange oder IBM [[HCL Notes|Lotus Notes/]]Domino bzw. in diese Klasse gehörigen Client/Server-Produkten, die auf dem [[Messaging Application Programming Interface|MAPI-Protokoll]] basieren, gleichgesetzt – das heißt als Kombination von E-Mail, (gemeinsamen) Terminkalendern, (gemeinsamen) Adressbüchern und (gemeinsamen) ToDo-Listen. Eine aktuelle Definition zu dieser eingeschränkten Sicht stammt von Böttger und von Raison (2008): „Eine Groupware ist ein E-Mail- und [[Kommunikationssystem]], das folgende grundlegende Inhalte bereitstellt: Adressen und Kontakte, Aufgaben, E-Mail, gemeinsame Folder, Kalender sowie Notizen.“

Der Forschungsbereich CSCW ([[Computer Supported Cooperative Work]]) betrachtete den Begriff aber seit Anfang an etwas breiter und dies wurde mittlerweile auch von Computer-Fachpresse und der Softwareindustrie übernommen: Zu Groupware gehören alle Lösungen, die Gruppen bei der Zusammenarbeit unterstützen.<ref>[https://www.placetel.de/ratgeber/groupware#1._Definition placetel.de/….groupware….Definition], abgerufen am 27. Juli 2024.</ref><ref>[https://nextcloud.com/de/groupware nextcloud.com/de/groupware], abgerufen am 27. Juli 2024.</ref><ref>[https://wi-lex.de/index.php/lexikon/informations-daten-und-wissensmanagement/informationsmanagement/it-infrastruktur/informations-und-kommunikationstechnologien/computer-supported-cooperative-work-cscw/groupware/ wi-lex.de…./computer-supported-cooperative-work-cscw/groupware], abgerufen am 27. Juli 2024.</ref> Bei der Unterstützung asynchroner Zusammenarbeit sind das beispielsweise zusätzlich zu oben genannten Funktionalitäten Werkzeuge zur Verwaltung gemeinsamer Datenbestände (Informationsräume) mit Awareness-Funktionalität. Bei der Unterstützung synchroner (also zeitgleicher) Zusammenarbeit betrachtet man bei Groupware auch verschiedene Konferenzsysteme, [[Instant Messaging|Instant-Messaging]]-Anwendungen, (synchrone) Gruppeneditoren und auch sogenannte [[Social Software]].

== Systemeigenschaften ==
Ziel von Groupware ist stets das unterstützende Steuern (''control'') eines [[Gruppenprozess (Psychologie)|Gruppenprozesses]], also das kooperative Führen des Teams beim Erarbeiten eines Resultats oder die Transformation von Informationen von einem Anfangs- in einen Endzustand.

Groupware lässt sich nach verschiedenen Faktoren klassifizieren:
* ''[[3K-Modell (CSCW)|3K-Modell]]''
** Ausmaß der ''[[Kommunikation]]''
** Ausmaß der ''[[Kooperation]]''
** Ausmaß der Ressourcen-''[[Koordination]]''
* ''Ort'': Findet die Zusammenarbeit an einem Ort (''lokal'', zum Beispiel [[Büro]]) oder über räumliche Distanz hinweg (''verteilt'', zum Beispiel zwischen [[Berlin]] und [[Hamburg]]) statt?
* ''Zeit'': Findet die Zusammenarbeit gleichzeitig (''synchron'', zum Beispiel [[Videokonferenz]]) oder zeitversetzt (''asynchron'', zum Beispiel [[E-Mail]]) statt?
* ''Steuerung der Kommunikation'': Wird die Kommunikation bewusst vom Teilnehmer gesteuert (''explizit'', zum Beispiel einen Brief schreiben), oder sind keine ausgeprägten Handlungen notwendig (''implizit'', zum Beispiel Annahme eines Telefongesprächs)?
* ''Struktur'': Gibt die Groupware einen Ablaufplan vor (''strukturiert'', zum Beispiel eine [[Tagesordnung]]) oder nicht (''unstrukturiert'', zum Beispiel [[Brainstorming]])?
* ''Größe'': Findet die Zusammenarbeit in einer großen (zum Beispiel [[Vorlesung]]) oder kleinen Gruppe (zum Beispiel [[Seminar]]) statt?

Zentrale Aspekte einer Groupware sind:
* ''[[Awareness (Psychologie)|Awareness]]'': Viele Systeme setzen eine oder mehrere Formen der Awareness (Gruppenerkenntnis) um, d. h. die Software überwacht und informiert über die Zusammensetzung der Gruppe, deren Teilnahme und Mitarbeit.
* ''[[WYSIWYG|What You See Is What I See]]'' (WYSIWIS): Die Bearbeitungsdialoge der Groupware sollten dem Benutzer die Darstellung des Inhaltes möglichst in einer Vorschauoption zur Verfügung stellen, so dass wenig oder keine Schulung notwendig ist.
* ''[[Informationsarchitektur]]'': Die inhaltliche Struktur der Informationen und die Benutzerzugänge.
* ''[[Synchronisation]]'' und ''[[Konsistenzerhaltung]]'': Die Wahrung eines einheitlichen Datenzustandes ([[Konsistenz (Datenspeicherung)|Konsistenz]]) trotz gleichzeitiger Zugriffe auf das Datenmaterial, bzw. die Visualisierung von Konflikten, wo dies nicht möglich ist.
* ''Floor-Control'', die Verwaltung der Systemressourcen: Welcher Teilnehmer darf gerade welche Ressource nutzen?
* ''Session-Control'', die Verwaltung der Teilnehmer selbst: Wer darf der Gruppe beitreten, welche Rolle nimmt er an?
* ''Flow-Control'', das Mindern von Wartezeiten durch Kenntnis des jeweiligen autonomen Auftragsstandes, des exogenen Informationsstandes und des endogenen Arbeitsfortschritts des Teams: Diese Aspekte sind, wenngleich namensgebend für das [[Workflow-Management]], bisher stets unterentwickelt.

Zwischen den Begriffen Groupware und [[Workflow-Management-System]] besteht eine inhaltliche Beziehung: Groupware zielt auf die Unterstützung projektorientierter, fallweiser und nur wenig strukturierter Teamarbeit. Während der Durchführung können Ad-hoc-Einflüsse auftreten, die eine Änderung des Bearbeitungsablaufes erzwingen. Workflow-Management-Systeme dagegen unterstützen prozessorientierte, gut strukturierte oder strukturierbare Geschäftsvorgänge. Die deterministische Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte erinnert an eine Fließbandstruktur. Bei diesem Ansatz spielt das System die aktive Rolle, steuert die Abläufe und löst Aktionen aus. Der Anwender ist passiv und reagiert nur auf Systemvorschläge.

== Architektur ==
Groupware ist ein [[verteiltes System]], das die gemeinsame Bearbeitung einer Menge von [[Daten]] oder [[Datei|Dokumenten]] ermöglicht. Sie setzt daher stets eines der folgenden Konzepte um:
* Zentrale Architektur: Alle Teilnehmer ([[Client]]s) sind mit einer zentralen Verwaltung ([[Server]]) verbunden, über die die gesamte Zusammenarbeit abgewickelt wird.
* [[Peer-to-Peer]]-Architektur: Obwohl alle Teilnehmer über ein Netzwerk aus Servern miteinander verbunden sind, gibt es keine zentrale Verwaltungsinstanz wie in der zentralen Architektur.
* Hybride Architektur: Die Peer-to-Peer-Architektur wird um einen zentralen Server ergänzt, der jedoch lediglich der Protokollierung dient.

== Beispiele für Groupware-Applikationen ==
Der Umfang der Groupware-Applikationen ist unterschiedlich. Bei vielen sind [[Projektmanagement]], [[E-Mail]], Kalender und Notizbuchfunktionen enthalten. Einige Groupware-Produkte stellen kaum mehr als diese Funktionen zur Verfügung (PIM-Software), andere beinhalten wesentlich mehr als diese Basisfunktionalitäten.

Ein Beispiel für eine Groupware-Applikation ist die sogenannte ''PIM''-Software (''[[Personal Information Manager]]''). Die Forschungsdisziplin, die sich mit der Untersuchung von Kooperationen mit Rechnerunterstützung beschäftigt, wird als [[Computer Supported Cooperative Work]] (CSCW) bezeichnet. ''Collaboration Software'' wird auch als wesentliche [[Enterprise-Content-Management-System|Komponente]] von ECM ([[Enterprise-Content-Management]]) betrachtet.

Bekannte Produkte, die als Groupware bezeichnet werden, sind [[BSCW]], [[HCL Notes]] von [[HCL Technologies|HCL]] (bis 2019 von [[IBM]], davor von [[Lotus Software|Lotus]]), [[GroupWise]] von [[Micro Focus]], [[Sun ONE]] von [[Sun Microsystems]], [[Atmail]], [[Citadel/UX|Citadel]], [[IceWarp Server]], [[Open-Xchange]], [[Microsoft Exchange Server|Microsoft Exchange]], [[SharePoint|Microsoft-SharePoint]]-Technologien und [[Skype for Business|Microsoft Lync]], [[Zimbra]] von [[Synacor]], [[Comindware Tracker]] von Comindware. Beispiele für plattformübergreifende Groupware-Server sind die [[FirstClass]] Software und [[Kerio Technologies|Kerio Connect]] oder [[SOGo]] (ehemals OpenGroupware.org), die alle sowohl Windows als auch Linux und Mac OS X unterstützen. Der Lotus-Notes-Mitbegründer [[Ray Ozzie]] begann 1997 [[Microsoft Groove|Groove]] zu entwickeln. Die zugehörige Firma wurde 2005 von Microsoft aufgekauft und die Software in die [[Microsoft Office 2007#Editionen|Ultimate]]- sowie die Enterprise Edition von [[Microsoft Office]] 2007 integriert. Weitere freie Softwareprodukte sind Atmail Open, [[Kolab]], [[Horde (Framework)|Horde Groupware]], [[EGroupware]], [[phpGroupWare]], [[GROUP-E]], [[PHProjekt]], [[TeamProQ]], [[Tine (Groupware)|Tine 2.0]], [[Tiki (Software)|Tiki]] oder [[Zarafa (Software)|Zarafa]].

Neuere Groupware-Applikationen wie [[HCL Connections|Lotus Connections]] und Lotus Quickr von [[IBM]] oder [[Yammer]] von Microsoft benutzen sogenannte [[Social Software|soziale Software]], um Kommunikation, Kooperation und Koordination zu unterstützen. Dies wird insbesondere durch [[Wiki]]s, [[Blog]]s, [[Soziales Netzwerk (Internet)|soziale Netzwerke]] und [[Social Tagging#Gemeinschaftliches Indexieren mit kontrolliertem Vokabular|Indizierungs-Mechanismen]] gewährleistet. Kommunikation innerhalb einer Gruppe wird auch durch [[Instant Messaging|Instant Messenger]] und [[Community Chat Systems]] erleichtert, Beispiele hierfür sind [[Extensible Messaging and Presence Protocol|XMPP]], [[Skype]], [[Slack (Software)|Slack]], [[HipChat]] und [[Pichat]]. Darüber hinaus gibt es auch die umgekehrte Entwicklung, bei der soziale Software um immer mehr Groupware-Funktionalität erweitert wird; ein Beispiel hierfür ist [[Tiki (Software)|Tiki – Wiki CMS Groupware]].

Eine Gruppe von Programmen, die sich auf dem US-amerikanischen Markt bereits deutlich besser etabliert hat, sind [[Elektronisches Meetingsystem|elektronische Meetingsysteme]] oder [[Webkonferenz]]en. Einige bekanntere Softwares sind Koncero, [[Nemo2|Nemo²]], MeetingSphere, Teamsupport und ThinkTank (Software).<ref>{{Internetquelle |autor=R. O. Briggs, G.-J. de Vreede, G. Kolfschoten |url=https://www.yumpu.com/en/document/read/22277528/report-of-the-workshop-on-collaboration-engineering-hicss |titel=Report of the Workshop on Collaboration Engineering |hrsg=41. Hawai‘i International Conference on System Sciences |datum=2008-01-07 |seiten=36 |sprache=en |abruf=2022-04-03}}</ref>

Vor allem im [[Bauwesen]] oder [[Produktentwicklung]] werden Groupwaresysteme mit bestimmten Funktionen als [[Virtueller Projektraum|virtuelle Projekträume]] genutzt.<ref>Christian Müller: ''Der Virtuelle Projektraum'', [[Dissertation]] an der [[Universität Karlsruhe]], 1999, [https://publikationen.bibliothek.kit.edu/53999/2101 online].</ref><ref>[[Martin Eigner]], [[Ralph Stelzer]]: ''Product Lifecycle Management: Ein Leitfaden für Product Development und Life Cycle Management'', [[Springer Science+Business Media]], 2009, ISBN 978-3-540-44373-5, S. 183 [https://books.google.de/books?id=HpzIHvOXXDQC&pg=PA183 online].</ref>

== Siehe auch ==
* [[E-Collaboration]]
* [[Tabletop Groupware]]

== Literatur ==
* Cora Burger: ''Groupware: Kooperationsunterstützung für verteilte Anwendungen.'' dpunkt-Verlag, Heidelberg 1997, ISBN 3-920993-60-8.
* Christian Böttger, Andre von Raison: ''Neu gruppiert – Collaboration-Lösungen für KMU.'' In: ''[[IX – Magazin für professionelle Informationstechnik]]''. Nr. 5, Mai 2008, {{ISSN|1612-1392}}, S. 99–105.
* {{Literatur |Autor=C. A. Ellis, S. J. Gibbs, G. L. Rein |Titel=Groupware – some issues and experiences |Sammelwerk=[[Communications of the ACM]] |Band=34 |Nummer=1 |Datum=1991-01 |Seiten=38–58 |Online=http://www.cs.nott.ac.uk/~tar/DBC/groupware-ellis.pdf |Format=PDF |KBytes=2509}}
* Angela Marie M. Hirlehei: ''Enhancing collaboration efficiency through tailorability in synchronous groupware.'' Dissertation, Universität Duisburg Essen 2019, {{OCLC|1137040163}}.
* [[Michael Koch (Informatiker)|Michael Koch]], Alexander Richter: ''Enterprise 2.0: Planung, Einführung und erfolgreicher Einsatz von Social Software im Unternehmen.'' 2. aktualisierte und erweiterte Auflage, Oldenbourg Wissenschaftsverlag, München 2009, ISBN 978-3-486-59054-8.
* Henry Lieberman, Fabio Paternò, Volker Wulf (Hrsg.): ''End-user development'' (= ''Human-Computer Interaction Series'' 9). Springer, Dordrecht 2006, ISBN 1-4020-4220-5.
* Kevin J. Lynch, Joel M. Snyder, Douglas R. Vogel, William K. McHenry: ''The Arizona Analyst Information System: supporting collaborative research on international technological trends.'' In: Simon Gibbs, Alex A. Verrijn-Stuart (Hrsg.): ''Multi user interfaces and applications.'' Proceedings of the IFIP WG 8.4 Conference on Multi-User Interfaces and Applications, Heraklion, Crete, Greece, 24. – 26. September, 1990. North-Holland, Amsterdam u. a. 1990, ISBN 0-444-88760-1, S. 159–174.

== Einzelnachweise ==
<references />

[[Kategorie:Wirtschaftsinformatik]]
[[Kategorie:Kollaborationssoftware| ]]

Kollaborative Software - Versionsgeschichte

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