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2021-07-10T07:49:18Z

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Ein '''Dokumentationssystem''' ist ein System oder Verfahren, das ein leichtes Wiederauffinden von [[Dokumentarische Bezugseinheit|Dokumenten]] ermöglicht. Die Dokumente werden dazu [[Archivierung|archiviert]] und [[Dokumentation|dokumentiert]]. Dies geschieht inzwischen fast immer mit Hilfe von [[Datenbank]]en.

Die Bandbreite von Dokumentationssystemen reicht von einfachen [[Verzeichnis|Katalogen]] bis hin zu komplexen [[Content-Management-System]]en.

Es lassen sich 5 Bestandteile eines jeden Dokumentationssystems ausmachen:
* [[Dokumentarische Bezugseinheit|Dokumentations(bezugs)einheiten]] (die Dokumente bzw. deren Träger)
* [[Ordnungssystem|Ordnungssysteme]]
* Dokumenten- und Deskriptorenspeicher
* Organisatorische Festlegungen
* Retrievalsystem

Zur Erschließung der Dokumente werden diese mit [[Metadaten]] versehen. Die Metadaten-arten und -ausprägungen sind durch das Ordnungssystem gegeben. Dies kann z. B. ein [[Bibliothekarisches Regelwerk|Regelwerk]] sein und durch automatische [[Indexierung]] angewendet werden. Die Verfahren stammen aus der [[Dokumentationswissenschaft]] und dem [[Information Retrieval]]. Zur Aufbewahrung der Dokumente ist eine fachgerechte Lagerung im Dokumentenspeicher und zur Speicherung die Einhaltung von [[Datenformat]]en wichtig, vor allem zur [[Langzeitarchivierung]].

Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Dokumentationssystemen sind oft [[Dokumentationssprache]]n, die eine [[Sacherschließung|sachliche Erschließung]] der Dokumente über Schlagworte und Suchbegriffe ([[Deskriptor]]en) ermöglichen und im Ordnungssystem sowie Retrievalsystem angewendet werden. Als Dokumentationssprachen werden [[Schlagwortkatalog]]e, [[Klassifikation]]en und [[Thesaurus|Thesauri]] verwendet. In zunehmendem Maße wird auch versucht, komplexere [[Ontologie (Informatik)|Ontologie]] einzusetzen; diese Technik steckt jedoch noch in den Anfängen.

Eine Organisatorische Festlegung ist z. B. die Format-Festlegung von Quellen-Angaben in Dokumenten nach [[Literaturangabe|DIN 1505]]. Das Retrievalsystem ist das Dokumenten-Zugriffs-, Beschaffungs- und Darstellungs-System.

Für die Suche nach Dokumenten und Informationen, die nicht zuvor mit Hilfe eines Dokumentationssystems erschlossen wurden, werden Verfahren des Information Retrieval und der [[Data-Mining]] eingesetzt, beispielsweise [[Suchmaschine]]n.

Von besonderer Bedeutung ist ein funktionierendes Dokumentationssystem für Einrichtungen wie Versicherungen und Ärzte, die einer [[Dokumentationspflicht]] unterliegen.

Im Sprachgebrauch (z. B. [[Medizinische Dokumentation]]) werden Programme zur Dokumentation von Daten häufig ebenfalls als Dokumentationssysteme bezeichnet (z. B. Tumordokumentationssysteme von [[Krebsregister]]n), auch wenn es sich hierbei eher um [[Informationssystem]]e handelt.

== Siehe auch ==
* [[Bibliothek]], [[Fachdatenbank]]
* [[Wissensmanagement]], [[Wissensorganisation]]
* [[Dokumentenmanagement]], [[Dokumenten-Technologien]]
* [[Elektronische Archivierung]]

[[Kategorie:Dokumentation]]

Dokumentationssystem - Versionsgeschichte

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