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2023-05-24T08:35:17Z

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Unter '''Arbeitspapieren''' wird im [[Personalwesen]] die Gesamtheit aller den [[Arbeitnehmer]] betreffenden [[Schriftstück]]e und [[Urkunde]]n verstanden, die während eines [[Arbeitsverhältnis]]ses vom [[Arbeitgeber]] als Bestandteil der [[Personalakte]] [[Sammeln|gesammelt]] und [[Aufbewahrungspflicht|aufbewahrt]] werden.

== Allgemeines ==
Da es sich stets um mehrere Schriftstücke und Urkunden handelt, wird der Begriff als [[Pluraletantum]] benutzt. Zu Beginn und während des Arbeitsverhältnisses werden Arbeitspapiere vom Arbeitgeber durch die [[Personalabteilung]] als Bestandteile der Personalakte nur wegen und für die Dauer des Arbeitsverhältnisses gesammelt und aufbewahrt.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Die_Vertragskontrolle_von_Ausgleichsquit/dP0f6tGPQOYC?hl=de&gbpv=1&dq=arbeitspapiere+gesundheitszeugnis&pg=PA8&printsec=frontcover Philipp Schütt, ''Die Vertragskontrolle von Ausgleichsquittungen'', 2008, S. 8 FN 26]</ref> Während des Arbeitsverhältnisses entstehen neue Arbeitspapiere, die ebenfalls zu den Personalakten genommen werden. Insbesondere sind Arbeitspapiere bei der [[Beendigung des Arbeitsverhältnisses]] von Bedeutung.

== Rechtsfragen ==
Arbeitspapiere sind gemäß {{§|2|arbgg|juris}} Abs. 1 Nr. 3e [[ArbGG]] ein [[Rechtsbegriff]]. Danach sind die [[Arbeitsgericht]]e unter anderem [[Zuständigkeit|zuständig]] für bürgerliche [[Rechtsstreitigkeit]]en über Arbeitspapiere zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Für [[Klage]]n auf Erteilung einer [[Arbeitsbescheinigung]] nach {{§|312|sgb_3|juris}} [[SGB III]] ist der [[Rechtsweg]] zu den Arbeitsgerichten, für Klagen auf Berichtigung einer solchen Arbeitsbescheinigung dagegen der Rechtsweg zu den [[Sozialgericht]]en gegeben.<ref>BAG, Urteil vom 15. Januar 1992, Az.: 5 AZR 15/91 = {{Rspr|BAGE 69, 204}}</ref> Geht es um die Berichtigung einer falschen [[Eintragung]] auf der Lohnsteuerkarte, sind die [[Finanzgericht]]e zuständig.<ref>BAG, Beschluss vom 11. Juni 2003, Az. 5 AZB 1/03 = {{Rspr|BAGE 106, 269}}</ref>

== Arten ==
Bei der [[Einstellung (Arbeit)|Einstellung]] muss der Arbeitnehmer unter anderem ein (erweitertes) [[Führungszeugnis]] (auf einige [[Wirtschaftszweig]]e begrenzt; {{§|30|bzrg|juris}} [[BZRG]], {{§|30a|bzrg|juris}} BZRG), [[Gesundheitszeugnis]] (auf einige Wirtschaftszweige begrenzt; {{§|43|ifsg|juris}} [[IfSG]]), beglaubigte Abschrift bzw. Kopie der [[Geburtsurkunde]], beglaubigte Abschrift bzw. Kopie der [[Eheurkunde]] (ggf. [[Lebenspartnerschaftsurkunde]]), ggf. Geburtsurkunde von [[Verwandtschaftsbeziehung#Kinder|Kindern]], beglaubigte Abschriften bzw. Kopien von [[Abschlusszeugnis]]sen, [[Mitglied]]sbescheinigung der [[Krankenkasse]] und ggf. [[Staatsangehörigkeitsnachweis]] (Kopie [[Reisepass]] oder [[Personalausweis]]) dem Arbeitgeber vorlegen. Bei [[Ausländer]]n ist eine [[Arbeitserlaubnis]] bzw. [[Arbeitsgenehmigung-EU]] (gemäß {{§|284|sgb_3|juris}} SGB III nur bei Ausländern aus Nicht-[[EU-Mitgliedstaaten]]) vorzulegen, die ebenfalls zu den Arbeitspapieren gehören. Da [[Arbeitsentgelt]]e im Regelfall unbar gezahlt werden, ist die Angabe der [[Bankverbindung]] erforderlich.

Der [[Sozialversicherungsausweis]] muss seit 2023 nicht mehr dem Arbeitgeber vorgelegt werden, weil dieser die [[Versicherungsnummer]]n bei der [[Gesetzliche Rentenversicherung (Deutschland)|Rentenversicherung]] automatisiert abruft. Der Sozialversicherungsausweis wird daher durch den Versicherungsnummern-Nachweis ersetzt.<ref>{{BT-Drs|20|3900}} vom 12. Oktober 2022, ''Entwurf eines Achten Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (8. SGB IV-Änderungsgesetz''), S. 65</ref>

Während des Arbeitsverhältnisses entstehen weitere Arbeitspapiere wie [[Arbeitszeugnis]]se ([[Leistungsbeurteilung (Personalwesen)|Leistungsbeurteilung]], [[dienstliche Beurteilung]]; {{§|109|gewo|juris}} [[Gewerbeordnung (Deutschland)|GewO]], {{§|630|bgb|juris}} [[Bürgerliches Gesetzbuch|BGB]], {{§|16|bbig_2005|juris}} [[BBiG]]), [[Qualifizierung]]snachweise, [[Lohnsteuerbescheinigung]]en (Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals) oder Mitteilungen in [[Textform]] über den Inhalt der vorgenommenen sozialversicherungsrechtlichen Meldungen (Sozialversicherungsnachweis). Außerdem gibt es [[Lohnnachweiskarte]]n (nur im [[Maler und Lackierer|Maler- und Lackiererhandwerk]]), [[Gesundheitszeugnis]]se (bei Tätigkeit im [[Lebensmitteleinzelhandel]]) oder die [[Gesundheitsbescheinigung]] (bei Jugendlichen).

Bei der [[Beendigung des Arbeitsverhältnisses]] sind neben den erwähnten Arbeitspapieren eine [[Urlaubsbescheinigung]] ({{§|6|burlg|juris}} Abs. 2 [[BUrlG]]), die [[Lohnsteuerkarte]] ({{§|39|estg|juris}} [[Einkommensteuergesetz (Deutschland)|EStG]]), Lohnsteuerbescheinigung ({{§|41b|estg|juris}} EStG) sowie ggf. eine Bescheinigung über die [[betriebliche Altersversorgung]] dem Arbeitnehmer zu übergeben. Der Arbeitgeber muss aufgrund seiner aus dem [[Arbeitsvertrag (Deutschland)|Arbeitsvertrag]] resultierenden [[Nebenpflicht]]en ({{§|242|bgb|juris}} BGB, {{§|241|bgb|juris}} Abs. 2 BGB) die Arbeitspapiere [[Sorgfalt|sorgfältig]], [[Vollständigkeit (Statistik)|vollständig]] und [[Richtigkeit|richtig]] erstellen und dem Arbeitnehmer spätestens am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses aushändigen.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Das_Personalhandbuch_f%C3%BCr_die_betrieblic/0FmoDwAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=Arbeitspapiere+personalwesen&pg=PA304&printsec=frontcover Gunter Prollius, ''Das Personalhandbuch für die betriebliche Praxis'', 2015, S. 303]</ref> Ein Verstoß hiergegen löst [[Schadensersatz]]ansprüche des Arbeitnehmers gemäß {{§|280|bgb|juris}} BGB aus. Es handelt sich bei Arbeitspapieren nach {{§|269|bgb|juris}} Abs. 1 und 2 BGB um eine [[Holschuld]], so dass der Arbeitnehmer sie beim Arbeitgeber abholen muss. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer seine Arbeitspapiere bei dem Arbeitgeber abholen; nach § 242 BGB kann der Arbeitgeber ausnahmsweise im [[Einzelfall]] gehalten sein, dem Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis nachzusenden ([[Schickschuld]] beim Arbeitszeugnis).<ref>BAG, Urteil vom 8. März 1995, Az.: 5 AZR 848/93 = {{Rspr|BAGE 79, 258}}</ref> Zur Nachsendung ist der Arbeitgeber nur dann verpflichtet, wenn die Unterlagen erst nach dem letzten Arbeitstag fertiggestellt sind.

== Sonstiges ==
Das Wort „[[Arbeitspapier]]“ wird auch für die Aufzeichnungen aus [[Forschungsprojekt]]en oder sonstigen [[Projekt]]en verwendet. Die Arbeitspapiere dienen zudem [[Wirtschaftsprüfer]]n der Dokumentation von Prüfungstätigkeiten ([[Jahresabschlussprüfung]], [[Sonderprüfung (Aktienrecht)|Sonderprüfung]]) oder der Prüfungsdokumentation der [[Interne Revision|internen Revision]].<ref>[https://www.google.de/books/edition/Lexikon_der_Internen_Revision/PY9dDwAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=Arbeitspapiere+lexikon&pg=PA9&printsec=frontcover Klaus Reiche, ''Arbeitspapiere'', in:, Wolfgang Lück (Hrsg.), ''Lexikon der Internen Revision'', 2001, S. 9 f.]</ref>

== Literatur ==
* {{DNB-Portal|Arbeitspapiere|TYP=Literatur über}}

== Einzelnachweise ==
<references/>

{{Rechtshinweis}}

[[Kategorie:Arbeitsrecht (Deutschland)]]
[[Kategorie:Dokument]]
[[Kategorie:Management]]
[[Kategorie:Personalwesen]]
[[Kategorie:Urkunde]]

Arbeitspapiere - Versionsgeschichte

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