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<p><b>Neue Seite</b></p><div>[[Datei:Aktenvermerk-Stempel.jpg|mini|hochkant=1.0|Handstempel zur Anfertigung von Aktenvermerken]]<br />
Der '''Aktenvermerk''' ist in [[Unternehmen]] und [[öffentliche Verwaltung|öffentlicher Verwaltung]] ([[Behörde]]n) ein [[Schriftstück]], das einen bestimmten [[Sachverhalt]] erfasst und zur [[Information]] anderer [[Stelle (Organisation)|Stellen]] dient.<br />
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== Allgemeines ==<br />
Sprachlich setzt sich das Kompositum aus „Akte“ und „Vermerk“ zusammen, also einem [[Vermerk]], der zu den [[Akte]]n genommen wird. Aktenvermerke sind [[Kommunikationsmittel]], die den Sachverhalt in einer [[Hierarchie]] bekannt machen sollen und in einer Akte abgelegt werden. Dadurch wird der in ihm enthaltene Sachverhalt „aktenkundig“. Es kann sich dabei um eine kurze handschriftliche [[Aktennotiz]] handeln oder bei längeren Vermerken ein maschinengeschriebener Vermerk.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Office_Management_Basiswissen/uprNBgAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=Aktenvermerk+organisationsmittel&pg=PA15&printsec=frontcover#spf=1624889915969 Rolf Dieter Zens, ''Office-Management Basiswissen'', 1993, S. 15]</ref> Zweck des Aktenvermerks ist die [[Schriftform|schriftliche]] Aufzeichnung von zuvor geführten [[Besprechung]]en, [[Besuch]]en, [[Gespräch]]en, [[Tagung]]en oder [[Verhandlung]]en oder bisher ungeklärten Sachverhalten.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Dr_Gablers_Wirtschafts_Lexikon/j3_RBgAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=Aktenvermerk+organisationsmittel&pg=PA108&printsec=frontcover#spf=1624890306199 Reinhold Sellien (Hrsg.), ''Dr. Gablers Wirtschafts-Lexikon'', 1977, Sp. 107 f.]</ref> Aktenvermerke sind indirekte und unpersönliche Kommunikationsmittel.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Handbuch_Bankorganisation/L8jPBgAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=Aktenvermerk+kommunikationsmittel&pg=PA17&printsec=frontcover#spf=1625057761197 Johann Heinrich von Stein, ''Handbuch Bankorganisation'', 1991, S. 17]</ref> Mindestbestandteile sind die [[Überschrift]] als „Aktenvermerk“, [[Betreff]], [[Kalenderdatum|Datum]], [[Verfasser]], dessen [[Unterschrift]] und [[Verteiler (Schriftverkehr)|Verteilerkreis]].<br />
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== Verwaltungswissenschaft ==<br />
In der [[Verwaltungswissenschaft]] ist der Aktenvermerk die (bei Papier-Akten teilweise handgeschriebene) Notiz des die Akten führenden [[Amtsträger]]s in einer Verwaltungsakte, durch die eine weder allgemein bekannte noch bereits in der Akte durch Schriftstücke dokumentierte Information weitergegeben wird. Er gewährleistet, dass ein [[Verwaltungsverfahren]] mit allen später möglicherweise entscheidungsrelevanten Umständen vollständig und vor allem nachvollziehbar dokumentiert wird.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Einf%C3%BChrung_in_die_Verwaltungswissenscha/vIFN1z-gpI8C?hl=de&gbpv=1&dq=Aktenvermerk+akte&pg=PA79&printsec=frontcover#spf=1624891041969 Thorsten Franz, ''Einführung in die Verwaltungswissenschaft'', 2013, S. 79]</ref> Der Aktenvermerk beinhaltet neben den Mindestbestandteilen noch das [[Aktenzeichen (Deutschland)|Aktenzeichen]] und berichtet über neue Fakten oder Aspekte, die für den Fortgang einer Sache wichtig sind.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Grundlagen_der_praktischen_Information_u/-pvGmstNhWwC?hl=de&gbpv=1&dq=Aktenvermerk+information&pg=PA462&printsec=frontcover#spf=1625057330533 Marianne Buder/Werner Rehfeld/Thomas Seeger/Dietmar Strauch, ''Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation'', 1997, S. 462]</ref><br />
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Insbesondere in der öffentlichen Verwaltung tragen Aktenvermerke wesentlich dazu bei, das [[Verwaltungshandeln]] nachvollziehbar und transparent zu machen, was eine wichtige Grundbedingung des [[Rechtsstaat]]s darstellt.<br />
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== Arten ==<br />
Die [[Aktennotiz]] erfasst Ereignisse in Kurzform, die für eine [[Vorgangsbearbeitung]] wichtig sein könnten. Ein ''Besuchsvermerk'' beinhaltet die bei einem Besuch vorgekommenen Gesprächsinhalte, ''Besprechungsvermerke'' halten interne Besprechungen oder Gespräche fest, [[Telefonat]]e werden in einem ''Telefonvermerk'' erfasst. Ein [[Executive Summary]] fasst einen umfangreichen Bericht in Kurzform für [[Entscheidungsträger]] zusammen. Bedarf der im Aktenvermerk festgehaltene Sachverhalt noch einer [[Entscheidung]], so kann der Vermerk gleichzeitig als [[Entscheidungsvorlage]] genutzt werden. Im Aktenvermerk kann auch der [[Status (Arbeitsablauf)|Status]] eines [[Projekt]]s oder der Bearbeitungszustand eines [[Arbeitsvorgang]]s innerhalb eines [[Arbeitsablauf]]s festgehalten werden.<br />
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== Syntax und Abkürzungen ==<br />
Aktenvermerke kennen eine Vielzahl von Besonderheiten hinsichtlich Abkürzungen und Syntax, die sich stark zwischen den unterschiedlichen Verwaltungstraditionen in Justiz und Exekutive, aber auch nach Regionen unterscheiden können.<br />
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Weit verbreitet sind Abkürzungen wie ''AV'' oder ''Vmk.'' („Aktenvermerk“, „Vermerk“, sie leiten einen Vermerk ein) sowie ''UZ'' („Unterzeichner“) oder ''BE'' („Berichterstatter“), womit der Verfasser des Vermerks sich selbst bezeichnet.<br />
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Ein Vermerk muss als solcher für Dritte erkennbar sein, daher trägt er oft die Überschrift „Vmk“. Häufig wird der Vermerk aus neutraler Perspektive („Es meldet sich Herr Müller und erklärt …“) oder aus der Perspektive eines imaginären, unbeteiligte Dritten geschrieben („Beim UZ spricht Herr Müller vor. Er erklärt …“). Dies hat den Zweck, dass der Vermerk gleichsam selbst – und nicht dessen Verfasser – zu seinem Leser spricht. Ein Vermerk wird mit dem Namen und der [[Dienstbezeichnung]] unterschrieben, während eine Verfügung nur mit der [[Paraphe]] abgezeichnet wird.<br />
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== International ==<br />
In [[Österreich]] sind „amtliche Wahrnehmungen, mündliche oder telefonische Anbringen oder sonstige Mitteilungen an die Behörde, mündliche oder telefonische Belehrungen, Aufforderungen, Anordnungen und sonstige Äußerungen, schließlich Umstände, die nur für den inneren Dienst der Behörde in Betracht kommen, wenn nicht anderes bestimmt ist und kein Anlass zur Aufnahme einer Niederschrift besteht, erforderlichenfalls in einem Aktenvermerk kurz festzuhalten. Der Aktenvermerk ist vom Amtsorgan unter Beisetzung des Datums zu unterschreiben; wurde der Aktenvermerk elektronisch erstellt, kann an die Stelle dieser Unterschrift ein Verfahren zum Nachweis der Identität (§ 2 Ziff. 1 E-GovG) des Amtsorgans und der Authentizität (§ 2 Ziff. 5 E-GovG) des Aktenvermerks treten“ ({{§|16|Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz|RIS-B|DokNr=NOR40095820}} [[Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz 1991]]).<br />
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In der [[Schweiz]] kann durch eine Aktennotiz ein wichtiger Sachverhalt dokumentiert und als zusätzliche Information zu den Akten gelegt werden. Auch im privaten Geschäftsalltag ist es ratsam, Aktennotizen zu erstellen, wenn ein wichtiger Sachverhalt zu einem konkreten Geschäftsfall bekannt wird.<br />
<br />
Im angelsächsischen Raum hat der Aktenvermerk ({{enS|note, file note, memorandum, memo}}) denselben Inhalt wie in Deutschland.<br />
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== Literatur ==<br />
* Hans G. Raatz/Wolfgang Boochs: ''Der Schriftverkehr beim Finanzamt. Allgemeine Einführung''. Schaeffer-Poeschel Verlag, Stuttgart, 2001, S.&nbsp;19–24.<br />
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== Einzelnachweise ==<br />
<references /><br />
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[[Kategorie:Verwaltung]]<br />
[[Kategorie:Dokument]]<br />
[[Kategorie:Kommunikation]]<br />
[[Kategorie:Planung und Organisation]]<br />
[[Kategorie:Verwaltungswissenschaft]]<br />
[[Kategorie:Gesellschaftsrecht]]</div>imported>Opihuck