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'''Workflow-Management''' ('''WflM''', {{deS|Arbeitsablaufverwaltung}}) ist die informationstechnische Unterstützung oder (teilweise) [[Automatisierung]] von [[Arbeitsablauf|Arbeitsabläufen]] (englisch workflows), die sich jeweils auf Teile eines [[Geschäftsprozess]]es oder andere organisatorische Vorgänge beziehen. WflM ist eine Ausprägung der [[Computer Supported Cooperative Work]] (CSCW). Aufgabe des Workflow-Managements ist es, auf Basis einer [[Spezifikation]], für die Ausführung von [[Arbeitsablauf|Arbeitsabläufen]] mithilfe von IT-Systemen zu sorgen. Das Workflow-Management ist eine Möglichkeit, [[Geschäftsprozessmanagement]] technologisch zu unterstützen.

== Begriffsbestimmungen und nähere begriffliche Eingrenzungen ==
=== Zum Vorverständnis des Workflow-Managements: Kette aus Bedingungen und Aktionen ===
Bei jedem Dienst oder jeder Verrichtung werden vor jeder ''[[Tätigkeit|Aktion]]'' ({{enS|transitions}}) zuerst ''[[Bedingung (Organisation)|Bedingungen]]'' (englisch {{lang|en|''places''}}) erkannt und erfüllt. Daher sind Workflows anders als Netzpläne in der Regel als [[bipartiter Graph]] (''[[Petri-Netz]]'' nach der internationalen Norm [[ISO 15909]] der [[Internationale Organisation für Normung|ISO]]) modelliert, in dem beide Elemente sequentiell verkettet werden.

Eine ''Bedingung'' ist das, was zu einer Aktion veranlasst und diese einleitet oder auch begleitet.
Eine ''[[Tätigkeit|Verrichtung]]'' bildet die kleinste Ausführungseinheit in einem Arbeitsablauf. Dieser Aktion sind typischerweise eine [[Tätigkeit]], ausführende [[Ressource]]n ([[Person]]en, [[Maschine]]n), zu benutzende Ressourcen ([[Werkzeug]]e, anderweitige [[Betriebsmittel (Produktion)|Betriebsmittel]]) und zeitliche Abhängigkeiten (Reihenfolgen, Ausführungsdauern, Gleichzeitigkeiten und Nebenläufigkeiten usw.) zugeordnet.

=== Vom Workflow zum Workflow-Management ===
Ein ''Workflow'' ist ein Arbeitsablauf (alternativ [[Geschäftsvorfall]] oder allgemein Vorgang), der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, welche sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen.
Der Arbeitsablauf beschreibt dabei die operationell-technische Sicht auf die zu unterstützenden [[Geschäftsprozess|(Geschäfts-)Prozesse]]. Idealerweise erfolgt diese Beschreibung so exakt, dass die folgende Aktivität durch den Ausgang der jeweils vorangehenden determiniert ist. Die einzelnen Aktivitäten stehen demnach in Abhängigkeit zueinander. Ein Workflow hat einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende. Der Workflow ist dabei der Teil des [[Geschäftsprozess|Geschäftsprozesses]], der IT-gestützt durchgeführt werden kann.

Workflows zeichnen sich durch einen koordinativen Charakter aus im Gegensatz zu kooperativen Systemen, in denen mehr das synchrone [[Kooperation|Zusammenarbeit]]en gefördert wird. Ein Workflow wird typischerweise durch die [[Sequentialisierung]] und Parallelisierung der Arbeitsschritte erreicht. Synchrone Aktivitäten laufen strikt getrennt ab.

Sämtliche [[Aufgabe (Pflicht)|Aufgabe]]n, die bei der [[Modellierung]], [[Spezifikation]], [[Simulation]] sowie bei der Ausführung und [[Steuern (Systemtheorie)|Steuerung]] der [[Arbeitsablauf|Workflows]] erfüllt werden müssen, sind Gegenstand des ''Workflow-Managements''.

=== Workflow-Management-Systeme als Arbeitswerkzeuge ===
{{Hauptartikel|Workflow-Management-System}}
Ein ''Workflow-Management-System (WfMS)'' dient der aktiven Steuerung arbeitsteiliger Prozesse. Eine ''Workflow-Management-Anwendung'' ist eine implementierte Lösung zur Steuerung von Workflows auf der Basis eines Workflow-Management-Systems.

Workflow Management-Systeme unterstützen strukturierte Aufgaben und Prozesse. Davon abzugrenzen ist die [[Groupware]], die die Unterstützung für eher unstrukturierte Prozesse leistet.

== Ziele ==
Mit der Einführung von Workflow-Management werden allgemein folgende Ziele verfolgt:
*die [[Qualität]] der zu unterstützenden [[Geschäftsprozess|(Geschäfts-)Prozesse]] soll verbessert werden,
*(Geschäfts-)Prozesse sollen vereinheitlicht werden,
*die Bearbeitungszeiten und damit die [[Kosten]] sollen reduziert werden,
*die [[Informationslogistik|Informationsverfügbarkeit]] soll erhöht werden,
* [[Medienbruch|Medienbrüche]] sollen vermieden werden und
*die Flexibilität der (Geschäfts-)Prozesse soll erhöht werden.
*Erhöhung der Transparenz der (Geschäfts-)Prozesse ([[Status (Arbeitsablauf)|Statusermittlung]], Dokumentation von Entscheidungen)

== Kritik und Probleme ==

Einfache Implementierungen übersehen, dass die besondere Leistung menschlicher Arbeit den Umgang mit Ausnahmen einschließt. Wenn Geschäftsprozesse in einen starren Rahmen eines allzu schlichten Workflow-Managements gebunden werden, wird dies zu folgenden Problemen führen:
* Eine starre Vorgabe ist ungeeignet, um einen tatsächlichen Fluss der Arbeit zu bewirken. Auf seltene oder nicht vorgesehene Ereignisse wird gar nicht oder nur unzureichend oder verzögert reagiert.
* Durch die sich ständig ändernde Geschäftswelt entsteht zwischen Workflow-Typmodell und der Realität in Einzelfall (Instanz des Modelltyps) ein permanenter [[Schlupf]].
* Mitarbeiter verlieren ihre [[Motivation]] mangels [[Eigenverantwortung]], wenn sie sich nur an einen vorgegebenen Workflow halten sollen, was in der Realität unter Störungen oder Beschränkungen nicht möglich ist. Das endet in der Regel im [[Dienst nach Vorschrift]].
* Wenn Abweichungen vom vorgeschriebenen Handlungsstrang im Einzelfall [[Sanktion|sanktioniert]] werden sollen, anstatt das zugrunde liegende Modell in Frage zu stellen, hat die [[Vorarbeiter|Leitungsinstanz]] keine praktische Erfahrung.
* Bestehende informelle Teams werden (gewollt) gestört und brechen auseinander.
* Durch ein übliches [[Monitoring]] ohne [[Anonymisierung]] lassen sich Fehler einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen. Daraus folgt die Tendenz bei den Beteiligten, sich möglichst gut abzusichern und "den schwarzen Peter" anderen zuzuschieben. Das Zuordnen von Fehlern zu Teams ist dagegen legitim.
* Wenn das Management Mitarbeiter lediglich als austauschbare Ressourcen zur Erfüllung des [[Mengenziel]]s betrachtet, wird die wichtige Beziehung zwischen Leitungsinstanz und Mitarbeitern empfindlich gestört.
* Wenn die Leitungsinstanz Mengenvorgaben macht, die nicht objektiv erfüllt werden können, werden die Mitarbeiter ihre Kompetenz nicht vollständig einbringen.
* Kreativität und Ideen zur Verbesserung der Prozesse werden durch einen vorgegebenen Rahmen, ohne Rückmeldungen aufzunehmen, nicht gefördert.
* Die kompetenten Leistungsträger unter den Mitarbeitern fühlen sich durch schlichte Modelle gegängelt. Den ''Vorarbeitern'' fehlt die Kompetenz derer, welche die Modelle erstellt haben, und können selbst nicht mit Ausnahmesituationen umgehen.

== Workflow Management in der Praxis ==

Es gibt eigenständige [[Workflow-Management-System|Workflow Management Systeme]], Workflow Management ist aber oftmals auch in andere Unternehmenssoftware eingebunden. Dazu zählen zum Beispiel [[Enterprise-Resource-Planning|ERP Lösungen]] oder [[Projektmanagement-Software]].

== Siehe auch ==

* [[Vorgangsbearbeitung]] (allgemein)
* [[Business_Process_Model_and_Notation|BPMN]] (Business Process Model and Notation)
* [[Serviceorientierte Architektur]] (SOA, stärker auf technischer Ebene)
* [[YAWL]], eine Prozessmodellierungssprache
* [[Generic Workflow Description Language|GWorkflowDL]], eine [[Petri-Netz]]-basierte Workflow-Beschreibungssprache für Geschäftsprozesse und ausführbare Prozesse
* [[WS-Business Process Execution Language|WS-BPEL]], eine [[Extensible Markup Language|XML]]-basierte Sprache zur Modellierung von Geschäftsprozessen / Arbeitsabläufen

== Literatur ==
* {{Literatur |Autor=Joachim Müller |Titel=Workflow based integration: Grundlagen, Technologien, Management |Reihe=Xpert.press |Verlag=Springer-Verlag |Ort=Berlin |Jahr=2005 |ISBN=978-3540204398 }}
* {{Literatur |Autor=Cornelia Richter-von Hagen, Wolffried Stucky |Titel=Business-Process- und Workflow-Management |Ort=Stuttgart |Verlag=Teubner |Jahr=2004 |ISBN=3-519-00491-7 }}
* {{Literatur |Autor=Wil van der Aalst, Kees van Hee |Titel=Workflow Management - Models, Methods, and Systems |Verlag=The MIT Press |Ort=Cambridge, Massachusetts |Jahr=2002 |ISBN=0-262-01189-1 }}
* {{Literatur |Herausgeber=Stefan Jablonski, Markus Böhm, Wolfgang Schulze |Titel=Workflowmanagement: Entwicklung von Anwendungen und Systemen – Facetten einer neuen Technologie |Verlag=dpunkt Verlag |Ort=Heidelberg |Jahr=1997 |ISBN=3-920993-73-X |Kommentar=Systematische Einführung in Modellierung und Technik aus dem Jahre 1997}}

== Weblinks ==
* [http://wfmc.org/ Workflow Management Coalition (WfMC)] (Vereinigung der Hersteller, Anwender usw.; veröffentlicht wichtige Standards) (siehe auch [[WfMC|entsprechender Artikel]])
* [http://bpm-research.com/publications/ Sammlung einiger interessanter Beiträge und Bibliographien]
* {{dmoz|Computers/Software/Workflow/|Workflow}} (englisch)

[[Kategorie:Wirtschaftsinformatik]]
[[Kategorie:Geschäftsprozessmanagement]]
[[Kategorie:Produktionsautomatisierung]]

[[en:Workflow management]]
[[es:gestión del flujo de trabajo]]
[[fr:Gestion des flux d'informations]]
[[pt:gestão do fluxo de trabalho]]